Columbia Sportswear
SINTESI
Columbia Sportswear riduce del 37% i costi complessivi di stampa passando a Lexmark e ai servizi di stampa gestiti (MPS, Managed Print Services). Nel corso degli anni, l'ambiente di stampa di Columbia Sportswear si era moltiplicato, era invecchiato e la sua gestione era diventata un incubo. La soluzione proposta da Lexmark prevedeva servizi di stampa gestiti, Lexmark Print Management con Rilascio stampe e una gestione proattiva dei materiali di consumo. Non appena implementata la soluzione di Lexmark, Columbia Sportswear ha riscontrato immediatamente enormi vantaggi economici, operativi e ambientali.
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Meet Columbia Sportswear
company
Fondata nel 1938, Columbia Sportswear è tra i principali produttori e rivenditori al mondo di abbigliamento, calzature e accessori per l'outdoor.
industry
Manufacturing, Retail
product
Managed Print Services (MPS)
Headquarters
Portland, Oregon
Employees
4,230
Retail Stores
80
2014 Revenue
US$2.1 billion
La sfida
Da tempo considerata un'azienda leader con un'inflessibile dedizione alla realizzazione di capi di abbigliamento sportivo in grado di tollerare le condizioni climatiche più avverse, Columbia Sportswear condivide con molte altre aziende di successo una caratteristica: un'attenzione ossessiva alla qualità dei prodotti e al livello di soddisfazione dei clienti. Il fattore che ha permesso a Columbia Sportswear di differenziarsi dalla concorrenza è la sua disponibilità a riconoscere che i miglioramenti sono possibili e che, se attuati correttamente, costituiscono un reale vantaggio competitivo con positivi effetti economici.
Ciò naturalmente vale anche per i miglioramenti tecnologici. Nel corso degli anni, l'ambiente di stampa di Columbia Sportswear si era moltiplicato, era invecchiato e la sua gestione era diventata un incubo.
"Vedendo le funzionalità di stampa e copia ormai riunite in un unico dispositivo, ci siamo resi conto che le fotocopiatrici avrebbero dovuto essere collegate in rete, cosa che nessuno dei nostri dispositivi era in grado di fare", narra un senior manager di Columbia Sportswear. "Inoltre, sotto il profilo ambientale, la nostra attrezzatura di stampa era tutt'altro che invidiabile. Questo era decisamente un aspetto che volevamo allineare al resto dell'azienda e ai nostri obiettivi complessivi di grande impresa".
Un ambiente di stampa obsolescente
Un esame dell'ambiente di stampa presso la sede centrale in Oregon ha rivelato molteplici opportunità di miglioramento e di riduzione dei costi. Le vecchie stampanti e i vecchi prodotti multifunzione (MFP) laser monocromatici non disponevano delle funzionalità di flusso di lavoro di quelli di nuova generazione.
Un'analisi dei costi rivelò che, man mano che l'attrezzatura invecchiava, i costi di assistenza di manutenzione crescevano a ritmi insostenibili; tale attrezzatura comprendeva anche fotocopiatrici monofunzione non collegate in rete. Dal punto di vista logistico, la responsabilità operativa ed economica per le stampanti collegate in rete e le fotocopiatrici non collegate in rete era divisa fra i reparti IT e gli uffici di approvvigionamento di Columbia Sportswear.
L'azienda ha riconosciuto inoltre che l'impronta ambientale della sua attrezzatura di stampa non era sostenibile. Le stampe accumulate e dimenticate dovevano essere riciclate. I dispositivi più vecchi consumavano più elettricità e generavano più calore di quelli più nuovi.
Era difficile ottenere dati statistici sull'utilizzo, sulle prestazioni e sulla manutenzione delle stampanti più vecchie, mentre per i dispositivi non collegati in rete era semplicemente impossibile raccoglierli. Il reparto IT, responsabile di contribuire alle iniziative di sostenibilità di impresa di Columbia Sportswear, ha deciso che un rinnovamento completo della dotazione avrebbe avuto un impatto immediato e profondo.
Alla ricerca del partner tecnologico giusto
Columbia Sportswear ha trasmesso una richiesta di offerta a due dozzine di aziende, comprendenti svariati produttori e fornitori di soluzioni. Li invitò a visitare la sua sede centrale in Oregon per osservare le attività operative e parlare con i dipendenti. I partecipanti erano incoraggiati a consigliare la strategia ottimale e ad essere lungimiranti in termini di potenziali applicazioni future.
Senior Manager, Columbia Sportswear"Lexmark venne qui, ci ha guidato nella scelta e ci ha fatto capire chiaramente che intendeva stabilire una collaborazione a lungo termine. Insomma, sarebbe stata una partnership, non una semplice transazione".
"Non avevamo prevenzioni, restrizioni o aspettative", spiega il senior manager di Columbia Sportswear. "Volevamo semplicemente esperti in tecnologie di stampa che ci dicessero come gestire meglio la nostra dotazione, fornire altre funzionalità ai nostri dipendenti e contribuire alle iniziative di sostenibilità ambientale dell'azienda".
Oltre ai soliti requisiti, come prezzi competitivi, livelli di servizio garantiti, certificazione Energy Star® per consumi energetici ridotti e la possibilità di diventare leader in sostenibilità di impresa, Columbia Sportswear ha dato ai partecipanti alla richiesta di offerta la possibilità di consigliare la soluzione migliore.
Molti aspiranti fornitori hanno deciso di ritirarsi poiché non erano proprio agio con la natura aperta di questa richiesta. Altri hanno consigliato una strategia di compattamento dei dispositivi incentrata sull'hardware, il cui solo vantaggio era un risparmio una tantum dovuto alla riduzione del numero di questi ultimi.
Lexmark propone una soluzione avanzata e onnicomprensiva
La proposta di Lexmark andava ben oltre il compattamento: comprendeva infatti principi avanzati concepiti per produrre risparmi continui, cumulativi e misurabili. La soluzione prevedeva servizi di stampa gestiti per assicurare prestazioni ottimali dei dispositivi, Lexmark Print Management con Rilascio stampe per contribuire alle iniziative di sostenibilità e ridurre gli sprechi; con la funzione Lexmark Print Management con Rilascio stampe i processi di stampa vengono trattenuti nella coda di lavoro finché non vengono fisicamente rilasciati dal proprietario. Era inoltre prevista la gestione proattiva dei materiali di consumo per automatizzare la sostituzione delle cartucce di toner.
In ultima analisi, il primo fornitore ad aver risposto alla richiesta di offerta, Lexmark, aveva presentato la soluzione migliore per Columbia Sportswear e così è diventato partner di fiducia dell'azienda di abbigliamento.
La soluzione
Esame dell'infrastruttura
Lexmark raccolse i dati di utilizzo dell'esistente infrastruttura di stampa di Columbia. "Era una cosa che non avevamo mai fatto", afferma il senior manager di Columbia Sportswear.
"Le cifre nude e crude ci hanno aiutato moltissimo a sviluppare e distribuire il nostro ambiente di stampa". Il team del senior manager ha compreso che una sostituzione totale dei dispositivi esistenti avrebbe avuto ripercussioni su ogni dipendente della sede centrale. "Gli utenti sono legati alle loro stampanti, vogliono averle vicino. Stavamo per cambiare questa situazione, quindi era vitale avere l'appoggio dei nostri CIO e COO", spiega il senior manager. Con il sostegno e l'approvazione dei dirigenti, è stata assegnata al reparto IT la responsabilità di tutte le tecnologie di stampa, incluse le fotocopiatrici.
Distribuzione e collocamento delle periferiche
Una volta formulata una strategia chiara e avendo scelto il partner, Columbia Sportswear è passata alla fase di distribuzione e ha iniziato a disegnare la mappa della dislocazione delle periferiche.
Un'analisi dell'ambiente ha rivelato che vi erano 176 periferiche in funzione nell'azienda. Sulla base delle statistiche di utilizzo e un'analisi dei requisiti condotta edificio per edificio, piano per piano, il numero totale delle periferiche è stato ridotto a 62. Le vecchie periferiche sono state sostituite con prodotti multifunzione Lexmark in grado di stampare, copiare, inviare fax e acquisire documenti. Su tutte le unità era installata la soluzione Lexmark Print Management e una funzionalità chiamata Rilascio stampe, che consente ai dipendenti di stampare su qualsiasi dispositivo della rete. I processi di stampa vengono rilasciati ed eseguiti solo quando l'utente effettua l'autenticazione presso la periferica.
Senior Manager, Columbia Sportswear"Questa soluzione (Lexmark Print Management con Rilascio stampa sicuro) ha davvero ridotto il volume eccessivo di carta stampata prodotta dall'azienda. Non sprechiamo più carta e toner per stampe che non vengono mai ritirate".
"Penso che per noi il principale vantaggio, a parte avere una piattaforma standardizzata, sia stato ottenere la funzionalità Rilascio stampa sicuro", asserisce il senior manager di Columbia Sportswear, "perché ha davvero ridotto il volume eccessivo di carta stampata prodotta dall'azienda. Non sprechiamo più carta e toner per stampe che non vengono mai ritirate".
Rilascio stampe ha contribuito all'obiettivo di sostenibilità di Columbia Sportswear, grazie alla riduzione dei documenti stampati, e ha placato le preoccupazioni legate alla stampa di documenti riservati sulle stampanti di rete.
"Inoltre, il personale IT risparmia tempo nella riassegnazione delle risorse di stampa quando un dipendente viene fisicamente trasferito", afferma un senior manager di Columbia Sportswear. "Esiste solo una coda di stampa accessibile da qualsiasi periferica Lexmark in qualsiasi sede di Columbia Sportswear". "Con la gestione proattiva dei materiali di consumo di Lexmark, Columbia Sportswear ora beneficia anche della consegna just-in-time delle cartucce di toner.
Le periferiche inviano automaticamente messaggi di avviso quando il toner è in esaurimento; il messaggio avvia una procedura d'ordine di una cartuccia sostitutiva, che viene consegnata appositamente per quella specifica periferica. Le cartucce vengono ricevute e sostituite da personale esperto in ciascun piano in modo che il personale IT non debba occuparsi di questa operazione. L'ordinazione e lo stoccaggio manuali delle cartucce sono stati eliminati.
Benefici del consolidamento
I vantaggi economici, operativi e ambientali conseguiti da Columbia Sportswear sono stati immediati e significativi. Grazie alla sostituzione con MFP Lexmark dei vari dispositivi, inclusi stampanti, fotocopiatrici, fax e scanner, Columbia Sportswear è riuscita a ridurre il suo parco periferiche del 60% e i modelli di cui dispone sono passati da 65 ad appena otto. I costi di stampa complessivi, inclusi manutenzione e materiali di consumo, sono diminuiti del 37%. La riduzione dei costi dei materiali di consumo è stata notevole: Il volume annuale di stampe è stato abbattuto di circa un milione di pagine e il consumo di toner è diminuito del 6%.
Senior Manager, Columbia Sportswear"Il team di Lexmark ci ha prestato attenzione durante l'intero processo. Ha ascoltato le nostre esigenze, ha parlato con i nostri utenti e ha persino disegnato planimetrie dei piani riportanti le periferiche esistenti e i punti in cui proponeva di installare gli MFP Lexmark".
"Il team di Lexmark ci ha prestato attenzione durante l'intero processo", ha detto un senior manager di Columbia Sportswear. "Ha ascoltato le nostre esigenze, ha parlato con i nostri utenti e ha persino disegnato planimetrie dei piani riportanti le periferiche esistenti e i punti in cui proponeva di installare gli MFP Lexmark. Era chiaro che il team di Lexmark era entusiasta di lavorare con noi e abbiamo sempre sentito che erano onesti e diretti nel rispondere alle domande o ai dubbi che avevamo."
Il senior manager e il suo team stanno procedendo alle fasi successive dell'ammodernamento della dotazione di stampa di Columbia Sportswear. Ora che la distribuzione iniziale è completata, i progetti in corso includono l'implementazione della suite di strumenti di gestione in remoto del parco periferiche e di misurazione delle prestazioni fornita da Lexmark.
Forte delle cifre che rappresentano il successo della sede centrale, il senior manager è pronto ad espandere l'operazione anche ad altre sedi di Columbia Sportswear.
Ammodernamento del magazzino e dei sistemi di distribuzione
Avvalendosi della collaborazione di Lexmark, l'azienda sta valutando di rinnovare i sistemi dei suoi magazzini e centri distribuzione con l'adozione, tra l'altro, di un'unica piattaforma per la stampa di commesse e bolle di accompagnamento. Sono anche in programma la sostituzione delle stampanti di servizio dei punti vendita di Columbia Sportswear e la modernizzazione del flusso di lavoro documentale dell'azienda. Columbia Sportswear intende anche portare l'iniziativa in tutte le sue 43 sedi nel mondo al fine di standardizzare la sua piattaforma di stampa.
Le migliori soluzioni disponibili sul mercato
Forse il principale insegnamento che Columbia Sportswear ha tratto dall'esperienza è stato dare al suo partner la libertà di consigliare le migliori soluzioni disponibili sul mercato. "Gli esperti Lexmark sono venuti qui, ci hanno guidato e ci hanno fatto capire chiaramente che si impegnavano a collaborare con noi a lungo termine; ci hanno dimostrato che si trattava di una collaborazione e non solo di una transazione", afferma il senior manager di Columbia Sportswear.
Tra le massime di Columbia Sportswear ve n'è una che recita: "Crediamo che ogni sentiero conduca a una destinazione che merita di essere raggiunta". Sebbene si riferisca ai sentieri escursionistici e sia una metafora per uno stile di vita sano, Columbia Sportswear ha scoperto che il suo percorso verso il rinnovamento del suo parco periferiche l'ha condotta ad acquisire molti altri vantaggi: cospicui risparmi, riduzione del consumo di carta, efficienze operative e maggior ecosostenibilità.
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