O poder da tecnologia
Por que motivo a abordagem aos Managed Print Services baseada em tecnologia é tão vantajosa?
A definição de Managed Print Services (MPS) é, em termos muito simples: serviços prestados por um fornecedor externo para otimizar ou gerir a impressão de documentos de uma empresa. Isto parece muito simples, mas o facto de um fornecedor externo fornecer MPS através de mão-de-obra ou de tecnologia poderá ter um enorme impacto nos seus resultados.
Vamos utilizar a assistência e o suporte como exemplo. Muitos fornecedores de MPS dependem fortemente de uma ampla equipa de técnicos de assistência no terreno. Se a sua impressora ou multifuncional (MFP) se avariar, contacta-os para o repararem. Com uma equipa de técnicos de grandes dimensões, alguém poderá deslocar-se rapidamente ao local. Esta abordagem baseada na mão-de-obra funciona, mas tem algumas desvantagens: atrasos e perturbações incómodos para si, a sua equipa e os seus utilizadores. Além disso, em algumas circunstâncias, ter um técnico de assistência no local poderá ser indesejado ou desaconselhado.
De uma forma geral, com uma abordagem de mão-de-obra intensiva, é necessário que a falha ocorra para poder tomar uma ação corretiva. O processo começa depois de o dispositivo ter um problema.
Reparação antes da avaria
Existe uma alternativa melhor: Com uma abordagem baseada na tecnologia, e não na mão-de-obra, o processo começa antes de o problema ter um dispositivo.
A abordagem da Lexmark baseada na tecnologia utiliza a inteligência artificial (IA) e o suporte preditivo para antecipar e prevenir potenciais problemas antes de ocorrerem. Além disso, entrega consumíveis no momento certo ("Just-in-time delivery") com base na utilização real, e não em definições pré-determinadas de valores baixos. Não é necessário introduzir um pedido de suporte, contactar o suporte técnico ou fazer uma encomenda. O sistema fá-lo automaticamente, aliviando o esforço para a sua equipa de TI. Além disso, podemos resolver vários problemas remotamente.
Esta abordagem tem-se revelado de grande sucesso - a Lexmark gere ativamente o nosso hardware, prevendo as falhas antes de ocorrerem e resolvendo rapidamente os problemas. Isto aumenta a disponibilidade das lojas, que para nós é a medida principal.
Utilize os dados para obter informações aprofundadas acionáveis
Provavelmente o aspeto mais importante é o facto de uma abordagem baseada na tecnologia obter recompensas destes dados (algo que uma abordagem baseada na mão-de-obra não consegue fazer), sobretudo quando consegue tirar partido da Internet of Things (IoT).
"As organizações estão a utilizar a IoT para obterem uma vantagem competitiva no mercado através de modelos de negócio disruptivos e de experiências de cliente diferenciadas", segundo os analistas da IDC1.
Pense em todos os dispositivos que atualmente estão ligados em rede como parte da IoT. O número é gigantesco e continua a crescer: os analistas da Quocirca estimam que, até 2025, estarão ligados à IoT uns impressionantes 80 mil milhões de dispositivos2.
Isto inclui os dispositivos Lexmark. Os nossos multifuncionais e impressoras compatíveis com a IoT estão carregados com sensores que monitorizam continuamente centenas de pontos de dados, incluindo alertas, diagnósticos internos e o funcionamento interno do dispositivo. Quer esteja ou não consciente do facto, o seu ecossistema de impressão e digitalização pode ser uma origem de dados avançada sobre como a sua organização funciona.
De acordo com a IDC, "A análise de dados… vai tornar-se um diferenciador chave para os fornecedores de serviços que procuram expandir os Managed Print and Document Services (MPDS) para áreas com um maior valor de negócio estratégico."3
Através de uma abordagem baseada na tecnologia e assente na IoT, na inteligência artificial e na análise interativa, a Lexmark consegue analisar os dados recolhidos no seu ecossistema de impressão e digitalização para localizar inconsistências e tendências de utilização, estrangulamentos de processamento, ineficiências em termos de custo, desperdícios, riscos de segurança e muito mais.
Colaboramos consigo para detetar informações aprofundadas valiosas e permitir a transformação digital da sua organização. A análise de dados que gera informações aprofundadas é o que nos diferencia.
10 perguntas sobre uma abordagem baseada na tecnologia
Para tirar partido da abordagem baseada na tecnologia aos MPS, faça as seguintes perguntas ao seu fornecedor:
- Como está a incorporar a Internet of Things (IoT) nos serviços que presta?
- Como pode ajudar-me a dedicar menos tempo às atividades relacionadas com a impressão?
- Qual a taxa de reparação à primeira tentativa da minha frota?
- Com que frequência consegue resolver os problemas antes de os meus dispositivos falharem?
- Com que frequência consegue resolver os problemas remotamente sem enviar um técnico de assistência?
- Posso ter visibilidade das métricas de desempenho em tempo real?
- Posso ver os detalhes do meu ecossistema global de impressão e digitalização num único dashboard?
- Como reduzir o número de intervenções nos dispositivos de impressão?
- Que tipos de dados estão a recolher da minha frota?
- Como é que estes dados beneficiarão a minha organização?
Está pronto para uma abordagem baseada na tecnologia para MPS?
1 IDC FutureScape: Worldwide Imaging, Printing, and Document Solutions and 3D Printing 2020 Predictions, outubro de 2019
2 Quocirca, Mastering IOT – a oportunidade dos Big Data para os fabricantes de dispositivos de impressão, agosto de 2019
3 IDC Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast Update, 2019-2023, por Robert Palmer, março de 2020