Severin

Die Herausforderung

Von Lockenstäben bis zu Gefrierschränken: Das Produktportfolio der Firma Severin umfasst eine vielfältige Auswahl an Elektrogeräten. Als es darum ging, Output-Geräteflotte sowie Dokumentenbearbeitungsprozesse zu modernisieren, sollten die vielen Geräte und Systeme neu geordnet, die Tonerbestellung automatisiert und die Digitalisierung vorangetrieben werden.

Severin hatte die meisten Multifunktionsgeräte zuvor im Full-Service gemietet. Einige kleinere MFPs sowie alle Drucker und Scanner waren Eigentum des Unternehmens. Um sie kümmerte sich die IT-Abteilung. Neuen Toner musste der Einkauf besorgen. „Wir hatten zu viele unterschiedliche Geräte im Haus“, erklärt Andre Schültke, IT-Leiter bei der Severin Elektrogeräte GmbH. „Für jedes Gerät mussten wir Toner bevorraten – das war kostenintensiv und zeitaufwändig. Zudem passten die Geräte oft gar nicht zu unseren Anforderungen.” Eine neue Lösung musste her.

„Um den Aufwand zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten, wünschte sich Severin, die Output-Kosten sowie verbundene Prozesse genau zu analysieren, um dann Druck-, Scan- sowie Kopierprozesse unter Berücksichtigung der Sicherheitsrichtlinien zu rationalisieren“, berichtet Thomas Schöbel, Vertriebsleiter Druck und Kopie der Hees Bürowelt GmbH, einem Lexmark BSD Select Partner. Ziel war es, die Output-Landschaft zu vereinheitlichen und die Gerätezahl zu reduzieren, ohne den Anwendern Funktionalität Vor-Ort zu entziehen. Durch Auslagerung von Systemsupport sowie Installationsroutineaufgaben an die Hees Bürowelt sollten die Mitarbeiter der IT-Abteilung mehr Zeit für ihre Kernaufgaben gewinnen. Daneben war es Severin wichtig, die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien zu automatisieren, um Aufwand, Vorfinanzierungs- sowie Lagerhaltungkosten zu minimieren. Eine weitere Anforderung war ein neues Sicherheitskonzept.

Die Lösung

In einem ersten Vor-Ort-Termin ging es zunächst um eine Bestandsanalyse. Wie hoch ist das monatliche Druck volumen? Wie viele Dokumente werden in welchem Format gedruckt? Wo gibt es Optimierungsbedarf?

Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zur Dokumenten verarbeitung wurden anschließend gemeinsam mit Daten wie Lohn-, Strom-, Material- oder Raumkosten ausgewertet und einem möglichen neuen Full-Service-Konzept gegenübergestellt. Zu den analysierten Prozessen gehörten die Bescha ung von Hardware und Verbrauchsmaterialien, Rechnungsprüfung und -zahlung, Zählerstandmeldung, Lager und Logistik, IT-Inbetriebnahme, IT-Betrieb, IT-Rückabwicklung sowie Anwenderprozesse.

Im Fokus der Neuausrichtung stand eine Konsolidierung der Systemlandschaft. „Hatten wir bislang zehn Hersteller, 124 Systeme und 50 verschiedene Gerätemodelle im Einsatz, sind es nach der Umstellung lediglich ein Anbieter, 54 Systeme und neun Modelle. So konnten wir die Hardware-Kosten um rund 20 Prozent senken. Und das, obwohl eine Authentifi zierungslösung inklusive „Print and Follow“, Kostenstellenmanagement und Kartenlesegeräten zusätzlich implementiert wurde“, berichtet Sascha Steinberg, Leiter Produktmanagement bei Severin. Auch der interne Zeitaufwand ließ sich um rund 30 Stunden minimieren. Zudem wurde festgestellt, welche Funktionen in welcher Abteilung vonnöten sind: So müssen einige Mitarbeiter beispielsweise nicht unbedingt in A3 oder farbig drucken. Daher benötigen sie im Allgemeinen auch keine Geräte für großformatigen Farbdruck. Sollte doch mal Farbe gewünscht sein, kann das Dokument sicher über die Print-and-Follow-Funktion an einem entsprechenden Gerät abgeholt werden. Der Geräteeinsatz erfolgt bei Severin heute strategisch durchdachter und effzienter.

Die neuen MFPs von Lexmark verfügen außerdem über Authentifi zierungsfunktionen, über die sich via Datenverschlüsselung beispielsweise alle auf der Festplatte des Gerätes gespeicherten Kopier-, Druck-, Fax- oder E-Mail-Aufträge absichern lassen. Via IP-Security kann das Gerät eine sichere Verbindung zu anderen Netzwerkknoten wie Printservern oder Management-Workstations aufbauen.

Das Severin-Projektteam gab Hees Bürowelt und Lexmark den Zuschlag. „Wir arbeiten bereits seit einigen Jahren mit Lexmark und haben durchweg gute Erfahrungen gemacht“, erklärt Schültke. Weitere Gründe für die Entscheidung waren die verbesserte Transparenz beim Druckvolumen sowie die problemlose Anbindung an bestehende Prozesse und Geräte. Heute wissen die Verantwortlichen bei Severin besser über die Druckmenge der Abteilungen Bescheid und können so Ausgaben besser planen. Schültke lobt, dass er sich nicht länger um Tonerbestellungen oder die Bevorratung von Materialien für Geräte kümmern muss, die gar nicht mehr genutzt werden: „Alle diese Vorgänge konnten wir automatisieren. Es gibt keine Materialrechnungen mehr, Lagerplatz entfällt, und es kommt auch nicht mehr vor, dass plötzlich kein Toner mehr da ist. Das neue Flottenmanagement erleichtert uns die Arbeit sehr.“ Da die neuen Systeme vorkonfi guriert ausgeliefert wurden, musste Severin zudem wenig Implementierungszeit aufwenden.

Das Ergebnis

Statt vieler verschiedener Anbieter und Modelle nutzen die Severin-Mitarbeiter heute ausschließlich Geräte von Lexmark – rund 60 Prozent Drucker und 40 Prozent Multi-funktionsgeräte. Dies verbessert den Überblick und die Effizienz. Gerätefunktionen wie Scan-to-E-Mail minimieren manuelle Prozesse zusätzlich. Wurde vor einigen Jahren noch oft gefaxt und kopiert, werden Rechnungen und andere Dokumente nun häufi ger eingescannt und digital verwaltet. Durch die Neugestaltung der Output-Landschaft profi tiert Severin von einem Plus an Homogenität im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Weitere Vorteile sind eine verbesserte Kostentransparenz sowie eine erhöhte Sicherheit. Sowohl der Einkauf als auch die IT konnten durch das neue Service-Konzept extrem entlastet und ökonomische sowie ökologische Vorteile für das gesamte Unternehmen geschaff en werden.